BLOG
12 Haziran 2020 Cuma

COVID-19 Günlerinde Şirketlerin Çalışan Deneyimi İletişimi Yolculuğu Rehberi

COVID-19 Günlerinde Şirketlerin Çalışan Deneyimi İletişimi Yolculuğu Rehberi

Mart’ın 11’i itibarıyla, hiç öngörülmeyen, kriz planlarında dahi yer verilmeyen bir pandemi ile birlikte yaşamaya başladık. Ne yapacağımızı hem markalar hem çalışanlar olarak çok da bilemeden, 13 Mart’ta evlerimize dağıldık. 

Hepimizi, konfor alanlarımızdan çıkartan bir süreç ile baş başa kaldık. Ertelediğimiz, aman sonra yaparız dediğimiz ne kadar teknolojik proje varsa, hem biz çalışanların hem de şirketlerin ajandalarına ilk sıradan girdi. Yepyeni alışkanlıklar, yepyeni yaşam şekilleri ile birlikte olmaya alıştık.

Bu sebeple, hem bizim çalıştığımız iş ortaklarımız hem de dünyanın önde gelen şirketleri bu pandemi döneminde neler yaptılar örnek teşkil etmesi adına kendilerinin kaleminden birkaç söz paylaşmak istedik. Rehber niteliğindeki bu çalışmanın da ilgili herkese faydalı olmasını ümit ediyoruz.

 

Liquid Agency, Katie Wagner, Vice President

“Covid-19, bize birçok insanın evden çalısmasının mümkün oldugunu gösterdi. En iyisine ulaşana kadar biraz daha yolumuz olsa da, çalışan iletişimini ve bunun kanallarını her zamankinden daha önemli bir hale getiren, çok daha fazla alana yayılmış bir iş gücü ile karşı karşıyayız. Şirketler hem yeni normalde, hem ileride gerçekleşmesi muhtemel bir krizde, çalışan deneyimi ile müşteri deneyiminin kompakt bir hale gelerek bağ kuracağı, içeriden dışarıya doğru büyümenin çok daha kıymetli olacağı bir dönemin kapılarını aralamış bulunmakta.”

 

Elçin Uzun, Gilead Sciences Türkiye İnsan Kaynakları Direktörü

“Bu dönemde, Gileadlı Olmak İşte Bu! markası ile bağlantılı olacak ve hem globalde hem lokaldeki şirket kültürünü ve stratejisini geliştirecek şekilde planlamalar yaptık. Çevik ve hızlı kararlar alabilen bir kültürümüz var; yaptığımız iletişimlerle ve çalışanlarla dokunduğumuz alanlarla da bunu destekledik. Hangi konuda iletişim yapacağımız veya nerelerde çalışanlara destek olacağımız ile ilgili de anketler en büyük yol haritamız oldu. İletişimin sürekli olmasına ve herkesçe bilinen kanallar aracılığı ile olmasına önem verdik. Sürekli olarak nabız tuttuk ve çalışanlarımızın ihtiyaç duydukları her alanda yanlarında olmaya özen gösterdik."

 

Hamide Güven Şen, Bizim Toptan Satış Mağazaları İnsan Kaynakları Direktörü

“Ülkemizde henüz Covid-19 vakası görülmemesine rağmen şubat ayından itibaren tüm lokasyonlarımızda tedbirler almaya, titizlikle uygulamaya ve denetlemeye başladık. Çalışanlarımızın ve ailelerinin sağlığı ve güvenliği önceliğimiz doğrultusunda, mart ayında mağazalarımızda “Tek Vardiya” ve "Dönüşümlü Çalışma" sistemine geçerken merkez ofisimizde de "Uzaktan Çalışma’" modeline geçtik. Bu zorlu süreçte çalışanlarımızın motivasyonunu yüksek tutmak ve iletişimi kesintisiz sürdürmek adına bir çok çalışma yürüttük.

Çalışanlarımızın sağlığıyla ilgili bilgilerden hızla haberdar olabilmek adına “Nasılsın” isimli Chatbot’u (Canlı Destek Sistemi'ni) devreye aldık. Çalışanlarımızın kariyer gelişimlerine bu süreçte online öğrenme ve gelişim araçları, online seminerler, başarı hikayeleri ve kariyer yolculuklarını anlattıkları videolar ile destek verdik, bunları tüm ekibimiz ile paylaştık.

Haftalık olarak yayınladığımız “Tam Bizlik” dijital bültenimiz ile çalışanlarımızın evde kaldıkları bu süreçte aileleri ile yapabilecekleri aktiviteleri, yemek tariflerini, kitap ve film önerilerini paylaştık. Ek olarak Covid-19’a yönelik alınan tüm önlemlerin, motivasyon araçlarının ve uzaktan çalışmanın verimliğini ölçmek, çalışanlarımızın öneri ve görüşlerini almak adına bir anket uyguladık.

Bu zorlu dönemde, Bizim Toptan’ın takım ruhunun Covid-19’dan çok daha güçlü olduğunu görmüş olmanın gururunu yaşıyor ve ekip arkadaşlarımızla iftihar ediyoruz. Bu süreçte mağazalarımızda ve satış - dağıtım ekiplerimizde canla başla çalışan tüm çalışma arkadaşlarıma teşekkürü borç bilirim.”

 

David Sluss, Edward Powley, Harvard Business Review

"Ekiplerinizin kriz sırasında diğer ekip üyelerine yararlı olabilecek yetkinlikleri ve yetenekleri var mı bunu bilmeniz çok kritik. Örneğin, ekibiniz uzaktan çalışmaya geçerken, dikkat dağınıklığıyla başa çıkma konusunda iyi olan bir takım arkadaşınız var mı? O kişinin diğerlerine sanal eğitim vermesini sağlayabilirsiniz. Her biri, özel becerilerinin ekibe yarar sağladığını gördükçe, ekibin sahip olduğu güven duygusu ve sosyal destek artacaktır."

 

Selim Arda Üçer, Penti Giyim CHRO

“Koronavirüs’ün resmi makamlarca ülkemizdeki varlığının açıklanmasından çok önce, biz tedbirlerimizi almak adına bu hastalığı ve yayılmasını anlattığımız bir bülten hazırlayarak tüm Pentililer ile paylaştık. Zaten Mart’ın 11’inde açıklanan bu süreçten yine çok kısa bir zaman sonra da genel merkez ofisimizin çalışma şeklini evden olacak şekilde değiştirdik, mağazalarımızın tamamını da kapattık. Ancak müşterilerimize, e-ticaret kanallarındaki varlığımızı daha da artırarak ulaşmaya devam ettik. Birkaç mağazayı depo olarak kullandık, buradaki arkadaşlarımızın sağlığı için de tüm önlemleri aldık. 

Evdeki yaşamı iyileştirmek adına, her hafta hem daha genel geçer, kültür sanat gibi konularda hem de online eğitim platformumuz Atölye adına bültenler hazırladık, her salı ve perşembe bunları paylaştık. Ceo’muz Mert Karaibrahimoğlu, düzenli olarak paylaştığı yazılar ile Pentili'lere ulaştı. Ofis içindeki WeTalk gibi etkinliklerimizi dijital platformlara taşıdık. Her uygulamanın sonunda dijital anketlerle çalışanların nabzını tutmaya devam ettik. Çalışan destek hattımızı daha da aktif bir hale getirdik. Ayrıca süreçte çalışanlara evden çalışma rehberi, evden ekip yönetme rehber gibi dokümanlar hazırladık. Çalışanların, karantina sürecinde kişisel gelişimlerini desteklemek amacıyla, online eğitimlerimizin sayısını ve yoğunluğunu arttırdık.

Evden kutlanan 23 Nisan, 19 Mayıs gibi günlere özel evde bayram kutlama kitleri hazırladık. Bu döneme özel #hepbirlikte hashtagini sahiplendik ve Penti’nin Ritmi’ne de uyacak bir şarkı hazırladık. Hastanelere, doktorlara, kadın hastalara iç giyim ve ev giyim desteği verdik. Tüm bunların yanında en önemlisi, Pentililer ile kurduğumuz iletişimi hiçbir zaman kesmedik, her an her dakika ‘online’ olarak bağ kurduk, #hepbirlikte olduğumuzu söyleyen iletişimi hep sürdürdük.”

 

Aslı Kemal, Esas Gayrimenkul İnsan Kaynakları Müdürü

“Pandemi döneminde 11 Mart öncesinde bir kriz yönetim ekibi kurduk, çalışan sağlığı, iş sürekliliği, iç iletişim, iş sürekliliği, iç iletişim ve değerlerimiz kapsamında tüm ekip üyelerimizle bir araya geldik ve projeler geliştirmeye başladık.

Özetle, bu süreçte çalışma arkadaşlarımızın fiziksel ve ruhsal sağlıklarını korumak, oluşabilecek ekonomik endişelerini, iş kaybetme korkularını önlemek, onlara karşı şeffaf olabilmek için çalıştık. Hep ulaşılabilir olduk, her öneriyi ve riski değerlendirdik. Kimseyi işten çıkarmadık, ekonomik anlamda mağdur etmedik, dayanışma ruhu içinde olmaya özendirdik. 11 Mart’ta tüm şirketimiz genelinde, 60+ yaş, kronik hastaları, hamile, engelli arkadaşlarımızı korumak amacıyla evde kalmaya sevk ettik. Bilim kurulu, kamu otoriteleri ve Sağlık Bakanlığı’nın duyurularını, yurt içi ve yurt dışı basını yakından takip edip, ön görülerde bulunduk. Yönetim kurulu ile yakın iletişimde olduk.  

16 Mart itibarıyla toplu taşıma kullanan arkadaşlarımızı bulaş riskini önlemek amacıyla evden çalışmaya yönlendirdik, kritik rollerin taksi ile ulaşımını sağladık.

20 Mart itibarıyla da çalışmaya başladık. O günden bu güne çalışanlarımızla hep yakın iletişimde olduk. İki haftada bir genel müdürümüzden gündeme, şirketimizin bulunduğu duruma ilişkin net, gerçekçi, samimi ve umut verici, pozitif mesajlar içeren bilgilendirmeler yapıldı.Salgın hastalığın yayılma riskini dikkate alarak ve AVM’lerde çalışan arkadaşlarımızın, iş ortaklarımızın ve çözüm ortağı tedarikçilerimizin çalışanlarının ve halk sağlığının korunmasını önceliklendirerek ve kamu otoritesinin bu konuda net bir karar açıklamaması üzerine sorumluluk alarak,  20 Mart itibarıyla geçici süreyle 7 şehirde sahibi olduğumuz AVM’lerin kapatılması kararını verdik.

Evde çalışma kültürüne henüz sahip olmayan bir şirket olarak hızlıca eve adapte olduk. Evde yaşam ve evde çalışma temalı içeriklerle haftada iki gün bilgilendirici, tavsiye verici mailingler yaptık. Etkileşimi artıracak, birbirimize dokunacağımız instagram challange’ları başlattık. Çalışanlarımızı evde oluşabilecek risklere karşı da bilinçlendirdik.

İki kez tüm şirketin bir arada olduğu kriz yönetim ekibinin de güncellemeler yaptığı geniş katılımlı online etkileşimli oturumlar düzenledik. Her hafta Genel Müdürün ve İnsan Kaynakları’nın ev sahipliği yaptığı gruplar şeklinde zoom zooma kahve sohbetleri düzenledik. Arkadaşlarımızı duyduk, önerilerini dinledik, sorularını yanıtladık.

100.yıl coşkusunu da birlikte kutlamak amacıyla 23 Nisan haftasında tüm çalışanlarımızın evlerine, içinde maske, eldiven, kolonya, bitki çayı ve Türk bayrağı bulunan hijyen kitleri gönderdik.

Klinik psikolog davet ederek Covid Dönemi Ruhsal Dünyamız başlıklı bir webinar düzenledik. Evde çalışma, Covid’den korunma, psikolojik sağlığımız konulu online eğitimler paylaştık.

İki haftada bir vaka sorgulama anketi yaparak iş yeri hekimi değerlendirmesiyle tüm çalışma arkadaşlarımızın iyi olduklarını kesinleştirdik.

Ramazan ayı boyunca tüm çalışanlarımızın, çözüm ortaklarımızın çalışanları, yatırımcı ortaklarımızın çalışanlarının evlerine ramazan paketleri ulaştırdık.  Yine bayramda AÇEV’i destekleyerek çikolata paketleri ulaştırdık.  Topluma duyarlılık başlığıyla da bir çok proje gerçekleştirdik.

Eve geçtiğimiz anda evde çalışmayı ve belirsizlikleri yönetmeye çalışırken ofise dönüş senaryolarını oluşturmaya başladık. Her detayı hassasiyetle değerlendirdik.

Özetle; zor bir sınavdan şefkatli vizyoner bir liderle ve takım olma ruhunu taşıyan iyi bir kriz yönetim ekibiyle hep birlikte başarıyla geçtiğimizi düşünüyorum, aldığımız geri bildirimler de bu yönde. Çalışan deneyiminin artırıldığı ve kültürel değerlerimizin yaşatıldığı bir süreç oldu.”

 

Neslihan Eroğlu, BriSA İnsan Kaynakları Müdürü

“COVID Döneminde Çalışan Deneyimi’ni canlı tutmak odağımız oldu. Çalışanlarımıza sadece Kurumsal İletişim, İnsan Kaynakları olarak değil BriSA’nın çeşitlilik ve zenginliğini katarak ulaşmak istedik. Bu kapsamda farklı grupların da desteğini alarak yeni programlar oluşturduk. Her hafta“Bi Kahve” sohbetlerimiz ile o haftanın gündemine göre yaşadıklarımızı paylaşıyoruz.

“Mid Talks”ile yöneticilerimiz ile COVID dönemi liderlik deneyimlerimizi konuşuyoruz.

“Young Advisory Board” ekibimiz ile çalışan deneyiminde öncelik alanlarımızı belirledik. Sağlıklı Kal-Sağlam Kal hashtagi ile sağlığımıza dönük iyi deneyim örneklerimizi paylaşmayı teşvik ediyoruz.

Online toplantılarımızı daha verimli ve odaklı hale getirecek trend ve uygulamaları paylaşıyoruz.

BriSA’ya özgü Bingo tasarlayarak yaşadıklarımızı keyifle gündeme alıyoruz.

“Aksaray Gönüllü Kültür Elçilerimiz”farklı gündem maddelerine özgü uygulamalar geliştirerek sürecimize aktif destek veriyor.

Yammer’da kazananlara Storytel üyeligi hediyesi verdiğimiz kitap yarışması etkinliği,

23 Nisan’da Çocuğum ve Ben fotoğraf paylaşımları aktivitesi gibi farklı anlarımıza kendi özgün dokunuşlarını katıyorlar.

“Çalışan Destek Programımız” ile destek isteyen tüm Brisalıları ve ailelerini uzman psikologlarla buluşturuyoruz.

Bizim için çalışan deneyimini iyileştirecek her tür program çok değerli. Bu dönemde deneyimlediğimiz programlarımızı yeni normal döneminde de farklı içeriklerle sürdüreceğiz.”

 

Paul Pellman, FastCompany

"Yakın tarihli bir Gallup araştırması, çalışanların sadece %27’sinin şirketlerinin değerlerine güçlü bir şekilde inandığını ortaya koydu. Birçok şirket değerlerini tanımlamış olsa da, çalışana bu değerleri yansıtmada maalesef yetersiz kaldı. Oysa ki, şirketlerin temel değerlerinin çalışanlara dokunması onların katılımı ve çalışan deneyimi adına önemli bir adımdır. Güçlü, temel ve benimsenmiş değerler yeni yetenek kazanımı ve daha yüksek çalışan bağlılığı ile ilişkili olup, şirket kültürüne katkıda bulunmaktadır.”

 

Hediye Sadıkoğlu, Zaimoğlu Holding İnsan Kaynakları Sistemleri Müdürü

“Pandemi döneminde, önceliğimiz her zaman ekip arkadaşlarımızın sağlığı oldu. Bununla birlikte iletişim ağımızı her zamankinden daha fazla olacak şekilde güçlendirdik, çalışma arkadaşlarımızla sürekli olarak irtibatta kaldık. Ofis içinde de üretim alanında da, alınabilecek tüm önlemleri en üst düzeyde aldık. Pandeminin en yoğun olduğu günlerde, merkez ofis olarak bir süre evlerimizde kaldık, fabrikada da hijyen tedbirlerini en üst düzeyde aldık. Yapılan denetimler sonucunda, hijyen önlemlerini yemekhanede, servislerde, ortak sosyal alanlarda en iyi şekilde alan şirketlerden biri olduğumuz belirlendi. Bu da sağlığın öncelikli olduğu böylesi bir dönemde hepimizi gururlandırdı.”

 

Ülfet Baykent Uysal, Eczacıbaşı Yapı Grubu İnsan Kaynakları Direktörü
 
“Covid-19 salgınının başlaması ile birlikte, öncelik sıralamamızda bir değişiklik olmadı aslında. Biz yine ilk plana çalışanlarımızı aldık. Onların ve yakınlarının sağlığını listemizin ilk sırasında tuttuk. Bu kapsamda, doktorlarımızın rehberliğinde bir kriz yönetimi planlaması yaptık, her aşamada tıbbi yönlendirmeleri referans alarak adımlar attık.

Çalışma arkadaşlarımızı, her bir aşamada düzenli olarak bilgilendirdik. Aynı zamanda düzenli sohbetler ve anketlerle onların önerilerine kulak verdik. Liderlerimiz, sürekli olarak iletişimdeydi, ne aşamadayız, neler planlıyoruz, her şeyden açıklıkla bahsettiler. Eş zamanlı olarak iç iletişim çalışmalarımıza devam ettik. Evdeki vakti verimli geçirebilmek adına tavsiyelerde bulunduğumuz bültenleri yurt içi ve yurt dışındaki çalışanlarımız için düzenli olarak yayınladık.

Çalışma düzenimizi de hijyen ve sosyal mesafe kurallarına uyacak şekilde yeniden ele aldık. Fabrikalarımızda ilk günden itibaren en üst düzeyde hijyen tedbirleri alarak üretmeye devam ettik, evden çalışmaya devam eden arkadaşlarımızın kademeli olarak ofise dönüş döneminde de tüm yeni normal kuralları ile ilgili ekip arkadaşlarımıza eğitimler ve bilgilendirme mesajları gönderdik. Sosyal mesafeye uyarak yeni çalışma düzenimize geçtik. Tüm iletişim planlarımızı bu yeni düzene adapte ederek yolumuza devam ediyoruz.”

 

Dünyanın önde gelen danışmanlık firmalarından bir bakış...

Gartner

"Yöneticiler, hem direkt konuşarak hem de gözlem yoluyla ekiplerinin içinde bulundukları sıkıntılı durumları tanımlamalıdır. Yöneticiler ve ekipleri arasındaki düzenli görüşmeleri kolaylaştırmalı. Bunun için İnsan Kaynakları ve bu konuyla ilgili oluşturulacak proje ekibi alternatif iş modelleri geliştirmeli, iş güvenliği gibi konularda COVID-19 salgını konusunda bir rehber oluşturarak hem yöneticilere hem de çalışanlara destek olmalı. Bu rehber, durumla ilgili en son güncellemeleri ve bununla nasıl başa çıkılacağına ilişkin konuları içerebilir. Eğitimlerle, maillerle, dijital araçlarla tüm çalışanlara aktarılmalıdır."

 

Mercer

“Çalışan deneyimi sadece avantaj demek değildir-çalışan deneyimi, çalışanlarınızı yaptıklarınızın merkezine koyan bir zihniyet değişikliğidir. Bu sadece çalışanların yönettiği başarılı bir ekonomide değil, kriz veya ekonomik stres dönemlerinde de önemlidir. Çalışan deneyimini benimsemeye devam ederek, iş gücünüzün daha iyi bir katılım, verimlilik ve bağlılığa sahip olmasına yardımcı olacak ve kriz bittikten çok sonra işveren markanıza fayda sağlayacak, çalışan iç görüleri ve deneyimleri inşa edeceksiniz.

 

Gallup

“Şu anda 10 yöneticiden yaklaşık altısı, yöneticisi oldukları kişilerin evden çalışmalarına izin verildiğini belirtiyor. Her 10 kişiden altısı yani %55'i, hükümet kısıtlamaları kaldırıldıktan ve çocuklar okula döndükten sonra, COVID-19 deneyiminin uzaktan çalışma politikasını değiştireceğini söylüyor. Bu deneyim sonucunda, yöneticilerin %52’si uzaktan çalışmaya izin vereceğini söylüyor. Uzaktan çalışmanın artması yeni normallerin başında gelebilir."

 

4C1H olarak bizde durumlar nasıldı peki?

"En temel duygumuz, panik ve yalnızlık oldu. Bu duyguları yaşayan, ne yapacağını bilemeyen insanlar olarak bu krizde yalnız olduğumuzu ve belirsizlikle nasıl baş edeceğimizi düşündük. İhtiyacın; çalışanlara asla yalnız olmadıklarını, fiziken ayrı da olsak bir arada olduğumuzu hissettirmekten geçtiğini fark ettik. Çünkü biz de birer çalışandık ve bizim de kalbimiz aynı hislerle sıkışıyordu! 

Bu dönemde, iletişimin gücünü bir kez daha gördük. Paylaşmak çok kıymetli, bir kez daha anladık. Neden mi?

Çünkü bu pandemi ile beraber, şirketlerin çalışanlarıyla bağ ve bağlantı kurması, onları desteklemek için yeni yollar bulmaları zorunlu hale geldi.

Kağıt üzerindeki değerlerin ne kadar içselleştirildiğini, kimlerin değerlerine daha sadık olduğunu gördüğümüz özel bir dönem oldu. Artık şirketlerin değerlerinin benimsendiğinden emin olmak için zaman yaratmaları gerektiğini anladık.

Bundan sonra ne olacak sorularına ise yine yaşayıp deneyimleyeceğiz cevaplarını veriyoruz. Her zaman dediğimiz gibi “Deneyim her şeydir ve iç görüyü keşfetmek çok kritiktir, markaları sıradanlıktan kurtarır, etki gücünü artırır."

Son söz olarak...

Şunu bir kez daha anladık ki; bu kriz her şeyi kontrol edemediğimizi gösterdi, birbirine güvenen, birbirini anlayan, bağ kurabilen, iletişimi ön planda tutan, empati yeteneği gelişmiş, kendini ve işini net ifade eden güçlü takımlar COVID-19’dan sonra tutanacak. Böyle takımları kuramayan şirketler ise maalesef kaybedecek..."

 

Pınar Yarar, 4C1H Kurucusu ve Kültür Tasarımcısı

 




Blog Yazıları

İletişim

 

Suadiye Mahallesi Öncü Sokak
Büyükhanlı Sitesi B Apt. No:2/1
D:14 Kadıköy İSTANBUL 

Formu doldurarak veya
hello@4c1h.com email adresi ile bize ulaşabilirsiniz.




    LinkedIn’de takip et     Youtube'da takip et     Instagram'da takip et
up