Dünya gündemi şu sıralar Korona Virüsü ile çalkalanıyor. Şirketler tarafından birçok önlem alınmaya çoktan başlandı bile. Bu tedbirlerden en öne çıkanı iptal edilen iş seyahatleri, fuarlar ve şirket etkinlikleri. Kamu sağlığı ile ilgili alınan bu kararlar son derece bilinçli ve yerinde olsa da iptal edilen etkinlikler için öncesinde harcanan para, zaman ve emeğinden faydalanılan insan kaynağının ne yazık ki telafisi mümkün olamıyor. Bu durumda yapılacak tek bir iş kalıyor; bu gibi krizlerin iyi yönetilmesi.

Sadece Korona Virüsü gibi bir sebepten olmasa da, birçok farklı sebepten de etkinlikler iptal olabilir elbette...

Peki şirketiniz ile ilgili önemli bir seyahati ya da etkinliğinizi iptal ettiniz veya henüz belli olmayan bir tarihe ertelediniz diyelim.

Ya sonra? Hangi adımlar atılmalı hangi adımlar atılmamalı? Gelin kısaca göz atalım...

Sürekli iletişim ve şeffaflık listenizin başında olsun!

Sağlığı tehdit eden bir durum sebebi ile etkinliğinizin iptalinde ya da ertelenmesinde elbette ki sizin bir suçunuz yok. Ancak bu durumun iletişimini doğru yapmak en önemli görevlerinizden. Davetliler, etkinlik / dijital / halkla ilişkiler ajanslarınız, medya vb. birçok farklı alandan yetkili kişiyi süreç ile ilgili en doğru şekilde bilgilendirmelisiniz. Etkinliğin neden gerçekleşmediğini (sağlık dışında bir sebeple de bir etkinlik iptal olabilir!) tüm sebepleri ile en açık hali ile bu kişiler ile paylaşmalısınız. Bu konu ile ilgili sorumluluğu aldığınızı bildirmeli, bundan sonraki süreç ile ilgili iletişim takviminizi mümkün olan en somut hali ile en kısa sürede duyurmalısınız ki bu işe zaman & nakit & efor harcayan insanlar zorda kalmasın, size olan güvenleri sarsılmasın.

Zamanlama her şeydir!

Yaptığınız iletişimin tek bir tonu ve tek bir zamanlaması olmasına özen gösterin.

Farklı kişilere farklı zamanlarda farklı bilgiler vermek yerine, etkinliği düzenleyen departman olarak gerekirse tek bir sözcü seçin ya da ekip olarak tek bir tondan iletişimlerinizi yürütün. Mailing çalışması yapılacaksa, etkinlik ile ilgili herkese aynı anda gitmeli, mektup gönderilecekse tüm kişilere aynı yöntemler ile iletilmeli gibi ufak görünen ancak etkisi kıymetli olacak iletişim methodlarını yoğun kullanın, stratejik davranın.

İletişimimde neler olmalı?

Peki neler söylemelisiniz?

Elbette her etkinlik kendi özelinde ele alınmalı ve her etkinliğe özel bir check list oluşturulmalı. İleteceğiniz mesajlarda neleri söylemelisiniz? Etkinlik, sponsorluk ya da kayıt ücretlerinin iptaline dair tazminatlar nasıl karşılanacak, yeniden bir etkinlik planlanacaksa ne zaman ve nasıl düşünülüyor, lojistik olarak iletmeniz gereken bir bilgi var mı, iptalin doğuracağı olası bir kriz ihtimaline karşı tedbirleriniz neler gibi maddeleri bu listenize ekleyin ve durumu tüm çıplaklığı ile ilgili kişilere gösterin.

Sorulara yanıt verin!

İletişiminizi ne kadar iyi kurgularsanız kurgulayın, elbette bazı insanların kafasında soru işaretleri oluşmasına yine de engel olamayacaksınız. Bu gibi durumlar için, etkinlikle alakalı soruların toparlanacağı havuz bir mail adresi ya da kontak kişi bilgisi paylaşmanız ve bu sorulara mümkün olan en kısa sürede yanıt dönmeniz faydalı olacaktır.

Online’ın gücünü unutmayın!

İnsanın insanla olan yüz yüze temasını ortadan kaldıracağı için tüm etkinlikler özelinde iyi bir çözüm olmayabilir ancak etkinliğinizi dijitale taşıyacak çözüm önerileri kısa vadede hayat kurtarıcı olabilir. Webinar düzenlemek, etkinliğe özel hızlı bir web sitesi oluşturmak gibi çözümler hakkında daha detaylı düşünebilirsiniz.

Suçlu siz değilsiniz!

Birçok sebepten bir etkinlik iptal olabilir, ertelenebilir. Bu konunun suçlusu kesinlikle siz değilsiniz. Ancak bu durumu doğru yönetmek çoğunlukla sizin sorumluluğunuzda olacak :) Bu sebeple en etkili iletişimle en doğru şekilde iletişim kurmaya özen gösterin.

the 4C1H team